Tableau de bord des rendez-vous

Le tableau de bord des rendez-vous vous offre une vue d'ensemble des performances de votre processus de prise de rendez-vous : le nombre de rendez-vous pris, la proportion de ceux qui se transforment en missions rémunérées, la provenance de ces rendez-vous, ainsi que l'accueil réservé par les clients aux services que vous leur recommandez.

Cet article présente chacune des vignettes du tableau de bord : ce qu'elles indiquent, leur importance et la manière exacte dont les chiffres sont calculés.

Navigation dans le tableau de bord

Choisir une période

Un sélecteur de période se trouve en haut du tableau de bord. Il permet de contrôler toutes les vignettes simultanément. La valeur par défaut est « 30 derniers jours ». Vous pouvez choisir des plages telles que « 7 / 14 / 30 / 60 derniers jours », « 3 / 6 derniers mois », « Année écoulée », « Cette semaine / Semaine dernière », « Ce mois / Mois dernier », « Ce trimestre / Trimestre dernier », « Cette année / Année dernière » et « Depuis le début ».

Flèches de tendance (par rapport à la période précédente)

De nombreuses tuiles affichent un faible pourcentage de variation à la hausse ou à la baisse. Ce chiffre compare la période que vous avez sélectionnée à la période immédiatement précédente de même durée (par exemple, « 30 derniers jours » est comparé aux 30 jours précédents). Pour les périodes plus longues, la comparaison s'effectue automatiquement d'une semaine à l'autre, d'un mois à l'autre ou d'une année à l'autre, afin que la comparaison reste pertinente.

Le badge « Transaction » et la connexion TPV/SMS

Plusieurs vignettes s'appuient sur les données de transaction issues d'un système de point de vente ou de gestion des services (POS/SMS). Celles-ci sont signalées par un badge « transaction ». Si votre système POS/SMS n'est pas connecté, ces vignettes s'affichent comme verrouillées ou vides et vous invitent à le connecter. Les chiffres d'affaires et les taux de conversion n'apparaissent qu'une fois que les transactions réelles peuvent être associées à des rendez-vous.

Date de prise de rendez-vous vs date de prestation. La plupart des indicateurs de chiffre d'affaires et de conversion sont calculés en fonction de la date à laquelle la prestation a effectivement eu lieu (la date de prestation ou de transaction), tandis que les indicateurs relatifs au nombre de rendez-vous sont calculés en fonction de la date à laquelle le rendez-vous a été créé. C'est pourquoi les chiffres d'affaires et le nombre de rendez-vous pour une « même période » peuvent correspondre à des rendez-vous légèrement différents.

Carreaux

1. Volume total d'affaires réalisé

Ce que cela indique : le chiffre d'affaires réel généré par les transactions en caisse et par SMS liées à vos rendez-vous programmés pour la période concernée.

Objectif : vous indique le montant réel en dollars généré par vos rendez-vous pris — le chiffre phare du tableau de bord, celui qui représente les « recettes ».

Mode de calcul : somme des revenus attribués aux transactions ( chiffre d'affaires_en_cents), totalisés par date de prestation et convertis de cents en dollars. Nécessite un terminal de point de vente (POS) ou un système SMS connecté. Affiche une évolution journalière par rapport à la période précédente.

2. Conversion des rendez-vous

Ce que cela indique : la part des rendez-vous qui ont débouché sur une transaction payante.

Objectif : mesure dans quelle mesure les rendez-vous pris se transforment effectivement en prestations réalisées et facturées. L'objectif est fixé à 80 % ; en dessous de ce seuil, la vignette affiche un avertissement « En dessous de l'objectif ».

Mode de calcul :

<code><br><div><div>Conversion % = matched transactions ÷ active appointments</div> <div>active appointments = appointments booked − cancelled − no-shows</div> </div>
			

Les annulations et les absences sont exclues du dénominateur afin qu'elles ne fassent pas baisser le taux de manière injustifiée (elles font l'objet d'un suivi distinct). Étant donné qu'un seul rendez-vous peut générer plusieurs transactions, ce taux peut dépasser 100 %. Nécessite un système de point de vente (POS) ou un service SMS connecté. Le pied de page affiche le nombre de rendez-vous convertis, le montant moyen des transactions et un détail des rendez-vous non convertis.

3. Nouveaux rendez-vous pris

Ce que cela indique : le nombre total de nouveaux rendez-vous créés au cours de la période.

Objectif : un indicateur de volume pur en haut de l'entonnoir de conversion — la quantité de demande que vous captez, indépendamment du résultat ou du chiffre d'affaires.

Mode de calcul : nombre de rendez-vous ( rendez-vous_o) comprises dans la plage de dates. Aucun code POS/SMS requis. Affiche l'évolution en pourcentage par rapport à la période précédente et propose un lien vers la liste des rendez-vous filtrés.

4. Chiffre d'affaires généré par les nouveaux clients

Ce que ce graphique montre : le chiffre d'affaires provenant uniquement des nouveaux clients, ventilé entre « Service » (main-d'œuvre) et « Pièces », sous forme de graphique à barres empilées évoluant dans le temps.

Objectif : identifier le chiffre d'affaires généré par les nouveaux clients, afin de déterminer si l'acquisition de nouveaux clients est réellement rentable.

Mode de calcul : sommes chiffre_d'affaires_nouveaux_clients_coût_main-d'œuvre_en_centimes (Service) et chiffre_d'affaires_nouveaux_clients_pièces_centimes (Pièces) par jour, puis regroupe les jours en colonnes du graphique. La répartition main-d'œuvre/pièces est indiquée pour les entreprises du secteur automobile ; pour les autres secteurs, un total unique est affiché. Nécessite un système de point de vente (POS) ou un système de gestion des stocks (SMS) connecté. La tendance compare le chiffre d'affaires total généré par les nouveaux clients à celui de la période précédente.

5. Source de recrutement

Ce que cela montre : d'où proviennent vos rendez-vous — Inconnu, E-mail, Google, Réseaux sociaux et Campagnes —, classés par nombre ou par chiffre d'affaires.

Objectif : mettre en évidence les canaux qui génèrent réellement des réservations (et du chiffre d'affaires), afin que vous puissiez évaluer où vos efforts marketing portent leurs fruits.

Mode de calcul :

• Mode « Count » : additionne les colonnes par source (source_inconnue_o, email_source_o, google_source_o, social_source_o, campagnes_source_o) au cours de cette période.
• Mode « Chiffre d'affaires » : pour chaque jour, le chiffre d'affaires attribué à ce jour est réparti entre les différentes sources proportionnellement à la part de chacune d'entre elles dans le nombre de rendez-vous de ce jour, puis additionné. Le mode « Chiffre d'affaires » nécessite un terminal de point de vente (POS) ou un système SMS connecté ; le mode « Comptage » est toujours disponible.

6. Nouveaux clients vs clients existants (composition de la clientèle)

Ce que l'on y voit : trois fiches récapitulatives — « Clients existants », « Nouveaux clients » et « Taux de retour » — ainsi qu'un graphique à colonnes empilées par jour.

Objectif : présenter la répartition entre les nouvelles acquisitions et les clients fidèles, et évaluer dans quelle mesure vous parvenez à fidéliser vos nouveaux clients.

Mode de calcul :

• Clients existants / Nouveaux clients : nombre de clients_existants_o et nouveaux_clients_o les rendez-vous, le montant moyen par carte étant indiqué en bas de page.
• Taux de fidélisation : pourcentage des clients acquis au cours de cette période qui sont revenus effectuer une deuxième transaction. Le pied de page indique également le nombre moyen de jours entre la première et la deuxième visite d'un client. (Le ticket moyen et le taux de fidélisation nécessitent une connexion au système de point de vente (POS) ou au service SMS.)

7. Réservations en dehors des horaires d'ouverture

Ce que cela indique : le nombre de rendez-vous pris en dehors des heures d'ouverture habituelles, avec une option permettant de basculer entre « Après les heures d'ouverture » (soirées en semaine) et « Week-ends ».

Objectif : quantifier la demande enregistrée lorsque votre réception est fermée — c'est-à-dire le chiffre d'affaires que vous perdriez sans système de réservation en ligne ou automatisé. Une bulle jaune indique une estimation du chiffre d'affaires généré par ces réservations.

Mode de calcul : sommes réservations_en_dehors_des_heures_d'ouverture_o ou réservations_week-end_o (selon l'option sélectionnée) sur la période, exprimée sous la forme « X sur Y » rendez-vous au total. L'estimation du chiffre d'affaires est obtenue en multipliant le nombre de rendez-vous en dehors des heures d'ouverture par votre ticket moyen. L'indication du chiffre d'affaires n'apparaît que lorsqu'un TPV/SMS connecté fournit un ticket moyen réel.

8. Services les plus réservés

Ce que cela montre : vos catégories de services les plus demandées, sous forme de diagramme à barres horizontales (les 6 premières).

Objectif : mettre en évidence ce qui motive réellement les clients à venir chez vous, afin que vous puissiez adapter vos effectifs, vos stocks et votre stratégie marketing en fonction de la demande réelle.

Mode de calcul : décompte des rendez-vous pris, regroupés par catégorie de service sur la période considérée, classés du plus élevé au plus bas, dans la limite des 6 premiers. Aucun point de vente ni SMS requis.

Services recommandés

Ces vignettes permettent de mesurer les performances de vos services recommandés ou suggérés (ventes incitatives et options proposées aux clients).

9. Acceptation du service recommandé

Ce que cela montre : le taux global d'acceptation des services recommandés, le nombre de recommandations affichées, le nombre moyen de recommandations affichées par rendez-vous, ainsi qu'une ventilation de l'acceptation par catégorie de services.

Objectif : vous indique dans quelle mesure vos recommandations de services sont convaincantes et quelles sont les catégories pour lesquelles les clients disent « oui » le plus souvent.

Mode de calcul :

<code><br><div><div>Acceptance % = recommendations accepted ÷ recommendations shown</div> <div>Avg per appointment = recommendations shown ÷ appointments that received a recommendation</div> </div>
			

Les catégories sont classées par taux d'acceptation (les catégories les mieux classées sont affichées). La courbe de tendance compare le taux d'acceptation à celui de la période précédente. Aucun point de vente (POS) ni SMS requis — sur la base des enregistrements relatifs aux offres de recommandation.

10. Chiffre d'affaires lié aux ventes incitatives

Ce que cela indique : le montant du devis correspondant aux prestations recommandées que les clients ont acceptées.

Objectif : Évaluer financièrement votre programme de parrainage, c'est-à-dire les revenus supplémentaires générés par les ventes incitatives et les options complémentaires.

Mode de calcul : Somme de upsell_revenue_o_cents (valeur recommandée acceptée) sur la période, en dollars. Le pied de page indique le montant moyen des ventes incitatives par rendez-vous et le chiffre d'affaires généré par les ventes incitatives en pourcentage du chiffre d'affaires total. Nécessite un système de point de vente (POS) ou un service SMS connecté.

11. Sensibilité au prix

Ce que cela montre : le taux d'acceptation des recommandations avec affichage du prix par rapport à celui sans affichage du prix, ainsi que les services les plus souvent refusés lorsque le prix était indiqué.

Objectif : montrer dans quelle mesure l'affichage d'un prix influence l'acceptation d'une recommandation par les clients — ce qui est utile pour déterminer à quel moment afficher les prix.

Mode de calcul : le taux d'acceptation (offres acceptées ÷ offres présentées) est calculé séparément pour les offres dont le prix était indiqué et celles dont le prix ne l'était pas. Une bulle jaune s'affiche lorsque le taux d'acceptation des offres sans prix dépasse celui des offres avec prix de 10 points de pourcentage ou plus, ce qui indique que la tarification pourrait vous faire perdre des acceptations. Les services les plus souvent refusés sont classés en fonction de leur taux de refus parmi les offres dont le prix était indiqué. Aucun point de vente (POS) ni SMS requis.

12. Répartition des refus de prise en charge des prestations

Ce que cela montre : le taux d'acceptation pour chaque service pris individuellement (et non par catégorie), sous la forme d'un diagramme à barres horizontales classées par ordre de importance (les 10 premiers, avec possibilité de réduire l'affichage).

Objectif : un complément au niveau des services pour la vignette n° 9 — il indique précisément quels services les clients acceptent ou refusent, ce qui vous permet d'affiner vos recommandations.

Mode de calcul : taux d'acceptation (nombre d'acceptations ÷ nombre de propositions) par service, classé du plus élevé au plus faible. Aucun point de vente (POS) ni SMS requis.

Guide de référence rapide

Conseil : si une case « Chiffre d'affaires » ou « Conversion » apparaît vide, vérifiez que votre terminal de paiement/SMS est bien connecté et que les données de transaction ont bien été synchronisées pour la période sélectionnée.